Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych

§1. Strony i role

§2. Przedmiot, cel i charakter przetwarzania

• 1. Przedmiot: dane osobowe Kandydatów spływające z formularzy rekrutacyjnych dostępnych na publicznych landing page'ach Klienta lub generic landing page'ach Nexus Talent.
• 2. Cel: świadczenie usług informatycznych (SaaS) — techniczne gromadzenie, strukturyzowanie i udostępnianie aplikacji Kandydatów w Panelu Pracodawcy (mini-CRM) oraz wysyłka powiadomień e-mail do Administratora o nowych zgłoszeniach.
• 3. Czas trwania: przez okres obowiązywania umowy o świadczenie usług (konto w Panelu Pracodawcy). Po usunięciu konta — dane są trwale usuwane w terminie 30 dni.
• 4. Lokalizacja przetwarzania: dane przetwarzane są na serwerach zlokalizowanych na terytorium Unii Europejskiej (EOG).

§3. Kategorie danych i osób

Kategorie osób: Kandydaci poszukujący pracy, aplikujący na ogłoszenia Klienta.

§4. Obowiązki Podmiotu Przetwarzającego (Nexus Talent)

Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do:

• 1. Przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (jakim jest funkcjonalność Panelu Pracodawcy) — art. 28 ust. 3 lit. a RODO.
• 2. Zapewnienia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy (art. 28 ust. 3 lit. b RODO).
• 3. Stosowania odpowiednich środków technicznych: szyfrowania transmisji SSL/TLS, zabezpieczeń bazy danych, kontroli dostępu, regularnych kopii zapasowych.
• 4. Udzielania Administratorowi pomocy technicznej w realizacji praw Kandydatów (dostęp, sprostowanie, usunięcie aplikacji z CRM — art. 28 ust. 3 lit. e RODO).
• 5. Zgłaszania Administratorowi ewentualnych naruszeń ochrony powierzonych danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od ich wykrycia — aby Administrator mógł wypełnić własny 72-godzinny obowiązek wobec UODO (art. 33 RODO).
• 6. Niezwłocznego informowania Administratora, jeśli zdaniem Procesora polecenie Administratora narusza przepisy RODO lub inne przepisy o ochronie danych.

§5. Automatyczna anonimizacja danych

§6. Dalsze powierzenie — sub-procesorzy

Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Podmiot Przetwarzający z usług dalszych podmiotów przetwarzających wyłącznie w celu zapewnienia działania platformy SaaS. Lista głównych sub-procesorów:

O zmianach sub-procesorów Procesor informuje przez aktualizację niniejszego DPA, zamieszczając stosowny komunikat w Panelu Pracodawcy lub e-mailem.

§7. Audyty i weryfikacja zgodności

• 1. Administrator ma prawo do weryfikacji zgodności przetwarzania z wymogami RODO.
• 2. Z uwagi na środowisko chmurowe (SaaS), audyt odbywa się w pierwszej kolejności poprzez przesłanie do Procesora pisemnego kwestionariusza bezpieczeństwa na adres privacy@nexus-talent.eu. Procesor odpowiada w terminie 30 dni.
• 3. Fizyczne inspekcje w centrach danych są wyłączone z uwagi na standardy bezpieczeństwa dostawców infrastruktury chmurowej. Dostawcy infrastruktury posiadają certyfikaty ISO 27001 / SOC 2.

§8. Czas trwania i usunięcie danych po zakończeniu umowy

Niniejsza Umowa zostaje zawarta na czas korzystania przez Klienta z Panelu Pracodawcy. Wygasa automatycznie z chwilą trwałego usunięcia konta Klienta.